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RGPD & copropriété - quelles informations le syndic peut transmettre ou garder la confidentialité?


Le code civil disposae déja en son 3.80 par. 5 9° C.C.:

"9° de permettre aux copropriétaires d'avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété, de toutes les manières définies dans le règlement de copropriété ou par l'assemblée générale [2 ...]2; La consultation ne peut concerner que les informations à caractère non privé."


Les syndics étaient soumis aussi à la loi relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.


Depuis le 25 mai 2018, le règlement européen sur la protection des données (RGPD) a introduit de nouvelles règles d’utilisation et de diffusion des données personnelles concernant l’ensemble des personnes physiques et morales ayant vocation à détenir et traiter des données à caractère personnel.

Outre les sanctions administratives alourdies prévues par le RGPD, celui-ci impose aux Etats de prévoir des sanctions autres qu’administratives ; rappelons en effet qu’aux termes de l’article 84 1° du RGPD :

« Les États membres déterminent le régime des autres sanctions applicables en cas de violations du présent règlement, en particulier pour les violations qui ne font pas l’objet des amendes administratives prévues à l’article 83, et prennent toutes les mesures nécessaires pour garantir leur mise en œuvre. Ces sanctions sont effectives, proportionnées et dissuasives ».


Le non-respect des dispositions de la loi est sanctionné pénalement [40]: le responsable du traitement pourra être poursuivi s'il effectue un traitement en dehors du cadre légal fixé.


Etant donne la question de savoir si le syndic peut donner des informations a des tiers ou mandataires ou autres agents immobiliers, Nous avons posé la question a l'Agence de Protection des Données.


Bonjour,


La loi de la copropriete définit clairement les personnes les information et les destinataires des informations de la copropriete ; article 3.80 du code civil par.5 9° de permettre aux copropriétaires d'avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété, de toutes les manières définies dans le règlement d'ordre intérieur ou par l'assemblée générale.


Est-ce que des agents immobiliers qui seraient des mandataires de copropriétaires, donc des agents immobiliers ayant la gestion locative d’appartement, peuvent avoir accès a toute information et correspondance de la copropriété et du syndic? ainsi que la commissaire aux comptes pour lesquels vous avez remis des avis? est-ce que le conseil juridique de la copropriete peut aussi contacter ses personnes et donner des informations?


Moi même au sein de la copropriete, je vois des intervenants extérieurs avoir accès a des informations privées, de gestion de la copropriete.. Votre réponse sera donnée aussi a une association car le problème est assez récurrent dans les copropriétés en Belgique.


Nous vous en remercions d’avance.


De fait, nous avons posé la question a l’autorité de protection des données et voici leur reponse;













Article

Dès le 25.05.2018, le règlement européen relatif au traitement des données personnelles entrera en vigueur. En tant que syndic, devez-vous en tenir compte, si vous conservez les données des copropriétaires ?

Documents connexes

Clause de protection de la vie privée dans le contrat avec le syndic

Réglementation des bases de données

Dès le 25.05.2018. À partir de ce moment-là, la loi relative à la protection de la vie privée sera remplacée par ce nouveau Règlement général sur la protection des données (RGPD, ou GDPR en anglais). Celui-ci prévoit de nouvelles règles en matière de traitement des données personnelles comme les noms, prénoms, numéros de téléphone, adresses e-mail, dates de naissance, numéros nationaux, états civils, compositions de famille, etc.

Important pour un syndic ? Oui, car vous conservez de nombreuses informations sur les copropriétaires et les habitants de l’immeuble.

Quelles données demandez-vous ? La loi (art. 577-8, §4, 16° C. civ.) vous oblige, comme syndic, à tenir à jour la liste des données personnelles des participants potentiels à l’assemblée générale.

Avez-vous besoin d’une autorisation ? Non, puisqu’en tant que syndic, vous agissez en exécution d’une mission contractuelle et prévue par la loi, l’obligation de demande d’autorisation préalable ne vous concerne pas.

Attention !  Cela ne vaut que tant que vous agissez en tant que syndic. Vous ne pouvez donc pas utiliser ces données à d’autres fins, ni les transmettre à des tiers. Si vous souhaitez envoyer de la publicité pour votre agence immobilière à ces copropriétaires, vous devez donc effectivement leur demander d’abord leur autorisation.

À quoi faire attention ?

Une clause de protection de la vie privée ! Il faut désormais l’inclure dans le contrat signé avec l’association des copropriétaires (ACP).

Qu’y mentionner exactement ? Mieux vaut stipuler expressément que vous conservez des données personnelles, et préciser les droits des personnes concernées. C’est ce que prévoit le règlement (art. 13 RGPD) . Il existe une liste des informations visées.

Qui a accès au fichier ? C’est aussi important. Si vous faites appel à un tiers pour le traitement des données, insérez une clause de confidentialité dans son contrat. Il peut s’agir de votre personnel, mais aussi p.ex. d’un prestataire de services IT.

Registre nécessaire. Il faut tenir à jour un registre du fichier. Par contre, l’ancienne obligation de déclaration auprès de la Commission de la protection de la vie privée est supprimée. Un modèle de registre est disponible sur https://www.privacycommission.be/fr/canevas-de-registre-des-activites-de-traitement .

Pouvez-vous transmettre les coordonnées ? Les règles ne changent en principe pas sur ce point. En tant que syndic, vous pouvez transmettre les données personnelles des autres copropriétaires. Limitez-vous toutefois au minimum, comme p.ex. le nom, l’adresse et la parcelle concernée, mais sans donner le numéro de téléphone.

Et les informations financières ? Comme syndic, lors de l’assemblée générale, vous pouvez dévoiler, dans la comptabilité, la répartition des coûts (et les éventuels arriérés) et les noms des personnes concernées. L’assemblée générale doit en effet pouvoir exercer son pouvoir de contrôle.

Comme le statut de syndic vous confère une compétence légale, vous n’avez pas vraiment besoin d’une autorisation préalable pour collecter les données personnelles des copropriétaires. Insérez une clause de protection de la vie privée dans le contrat signé avec l’ACP, et précisez-y les informations concernées


Article

COPROPRIÉTÉ - DIVERS

https://businessdatabase.indicator.be/copropriete___divers/quelles_donnees_de_coproprietaires_le_syndic_peut_il_devoiler__/WAACIOAR_EU25100601/77/related Quelles données de copropriétaires le syndic peut-il dévoiler ?

L’acheteur d’un appartement souhaite recevoir une liste des adresses électroniques et des numéros de téléphone de tous les copropriétaires de l’immeuble. Le syndic doit-il ou peut-il accéder à cette demande ? L’Autorité de protection des données (APD) s’est prononcée sur la question le 29 mai 2020. Le syndic rassemble certaines données Quelles données le syndic peut-il demander ? La loi (art. 577-8, §4, 16° C. civ.) oblige le syndic à tenir à jour une liste des coordonnées des personnes en droit de participer à l’assemblée générale. Comme le syndic intervient dans l’exécution d’une tâche prévue dans la loi et le contrat, il ne doit pas demander d’autorisation en vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Attention ! Il est nécessaire de prévoir une clause sur la protection de la vie privée dans le contrat de syndic que vous concluez avec l’association des copropriétaires (ACP). Le syndic y stipule les données personnelles qui seront traitées et les droits des personnes concernées. Bon à savoir. Si le syndic fait appel à d’autres personnes pour traiter le fichier, il devrait insérer une clause de confidentialité dans leur contrat. Il peut s’agir de membres du personnel ou p.ex. de fournisseurs de services informatiques. Peut-il les partager avec d’autres ? Avec p.ex. un nouveau copropriétaire. Pendant longtemps, on ne savait pas clairement quelles données personnelles devaient être transmises à un nouveau copropriétaire. La loi prévoit explicitement depuis 2010 que chaque copropriétaire peut demander au syndic une liste des autres copropriétaires contenant au moins le nom, l’adresse et la quote-part dans la copropriété. Et le numéro de téléphone privé ? Non, ce n’est pas prévu. Le syndic ne peut pas fournir comme ça les numéros de téléphone privés (s’ils ne se trouvent pas dans les Pages blanches) et les numéros de GSM. Adresse électronique ? La position sur l’adresse électronique a toujours été plus nuancée. De nombreux experts trouvent que l’adresse électronique doit à notre époque être considérée comme une adresse ordinaire et donc être partagée dans le cadre de l’ACP/la gestion. Mais c’est controversé. Est-ce encore actuel ? Il y a encore des débats à ce propos, parce que la communication moderne exige que d’autres coordonnées soient fournies, comme les numéros de téléphone et les adresses électroniques. Confirmé récemment par l’APD Pas juste donner le numéro de téléphone privé. Un nouveau copropriétaire dans un immeuble à appartements s’est plaint à l’APD parce qu’il n’avait pas reçu du syndic les numéros de téléphone et les adresses électroniques des autres copropriétaires. Ce dernier avait refusé en invoquant la protection de la vie privée. L’APD a soutenu le syndic dans son refus de fournir des données non pertinentes ou excessives (p.ex. le numéro de téléphone privé) à un nouveau copropriétaire (décision 27/2020, 29.05.2020) . Admissible avec une autorisation préalable. L’APD considère que le syndic peut les transmettre à un nouveau copropriétaire à la condition que les copropriétaires aient donné leur autorisation au syndic pour intervenir en tant qu’interlocuteur et pour (faire) partager certaines coordonnées. Pour des raisons de protection de la vie privée, le syndic ne peut, sur demande d’un nouveau copropriétaire, que fournir le nom et l’adresse des autres copropriétaires. La fourniture de l’adresse électronique est controversée. La transmission d’autres données personnelles, p.ex. un numéro de téléphone privé, n’est admise que si le syndic demande l’autorisation préalable à la personne concernée, a confirmé l’APD.










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