Les nouvelles obligations du syndic - article droit belge

Le Syndic

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Désignation et durée de son mandat Ancien régime L’article 577 – 8 § 1 était libellé comme suit : Lorsqu’il n’est pas désigné par le règlement de copropriété, le syndic est nommé par la première assemblée générale, ou, à défaut, par décision du juge, à la requête de tout copropriétaire. S’il a été désigné dans le règlement de copropriété, son mandat expire de plein droit lors de la première assemblée générale. En aucun cas, le mandat du syndic ne peut excéder cinq ans. Il est cependant renouvelable. Sous réserve d’une décision expresse de l’assemblée générale, le syndic ne peut souscrire aucun engagement pour un terme excédant la durée de son mandat. Nouveau régime - Lorsqu’il n’est pas désigné par le règlement de copropriété, le syndic est nommé par la première assemblée générale, ou, à défaut, par décision du juge, à la requête de tout copropriétaire ou de tout tiers ayant un intérêt. La loi prévoit donc que tout tiers intéressé disposera, à présent, également de cette faculté (art. 577- 8 § 1, al. 1). - La loi prévoit expressément que les dispositions régissant la relation entre le syndic et l’association des copropriétaires devront figurer dans un contrat écrit (art. 577- 8 § 1, al. 2). - A l’instar de l’ancienne loi, si le syndic a été désigné dans le règlement de copropriété, son mandat expire de plein droit lors de la première assemblée générale (art. 577- 8 § 1, al. 3). En revanche, son mandat ne pourra excéder trois ans. Il pourra être renouvelé par décision expresse de l’assemblée générale. Le seul fait de ne pas renouveler ce mandat ne peut donner lieu à une indemnité. Le syndic devra veiller à inscrire le renouvellement de son mandat à l’ordre du jour de l’assemblée, en temps voulu. - Enfin, et comme avant, sous réserve d’une décision expresse de l’assemblée générale, il ne pourra souscrire aucun engagement pour un terme excédant la durée de son mandat (art. 577- 8 § 1, al. 4). Rappelons ici que le règlement de copropriété devra prévoir le mode de nomination du syndic, l’étendue de ses pouvoirs, les modalités du renon éventuel de son contrat ainsi que les obligations consécutives à la fin de sa mission (art. 577-4, § 1, al. 4, 4°). Syndic provisoire Pas de modification L’assemblée générale peut toujours révoquer le syndic. Elle peut également, si elle le juge opportun, lui adjoindre un syndic provisoire pour une durée ou à des fins déterminées (art. 577-8 § 6). En cas d’empêchement ou de carence du syndic, le juge peut désigner un syndic provisoire, pour la durée qu’il détermine, à la requête d’un copropriétaire (art. 577-8 § 7 al. 1). Le syndic doit être appelé à la cause par le requérant (art. 577-8 § 7 al. 2). Mission du syndic Ancien régime En vertu de l’article 577-8 § 4, le syndic était tenu de : 1° convoquer l’assemblée générale ; 2° consigner les décisions de l’assemblée générale au registre ; 3° exécuter et faire exécuter ces décisions ; 4° accomplir tout actes conservatoires et d’administration provisoire ; 5° administrer les fonds de l’association des copropriétaires ; 6° représenter l’association des copropriétaires tant en justice que dans la gestion des affaires communes ; 7° fournir le relevé des dettes, en cas de transmission d’un lot, dans les quinze jours de la demande qui lui en est faite par le notaire ; 8° communiquer, à toute personne occupant, la date des assemblées. Nouveau régime A présent, le syndic est tenu : - de tenir l’assemblée générale au cours de la période fixée par le règlement de copropriété, ou chaque fois qu’une décision doit être prise, dans l’urgence, dans l’intérêt de la copropriété ou encore sur requête d’un ou plusieurs copropriétaires. (article 577-6, § 2, al. 1 et 2) - de rédiger le procès-verbal des décisions prises par l’assemblée générale. (article 577-6, §§ 10 et 11) - de consigner les décisions dans le registre de la copropriété dans les trente jours suivants l’assemblée et les transmettre aux copropriétaires et aux autres syndics. (article 577-6, § 12) - d’exécuter et de faire exécuter les décisions prises par l’assemblée générale. (article 577-8, 3°) - d’accomplir tous actes conservatoires et d’administration provisoire. (article 577-8, 4°) - d’administrer les fonds de l’association des copropriétaires. Dans la mesure du possible, il est prévu que ces fonds devront être intégralement placés sur divers comptes, dont obligatoirement un compte distinct pour le fonds de réserve et le fonds de roulement. Ces comptes devront être ouverts au nom de l’association des copropriétaires. (article 577-8, 5°) - de représenter l’association des copropriétaires tant en justice que dans la gestion des affaires communes. (article 577-8, 6°) - de fournir le relevé des dettes visées à l’article 577-11, §2, dans les trente jours de la demande qui lui en est faite par le notaire. (article 577-8, 7°) - de communiquer à toute personne occupant l’immeuble en vertu d’un droit personnel et réel mais ne disposant pas du droit de vote à l’assemblée générale, la date des assemblées afin de lui permettre de formuler par écrit ses demandes ou observations relatives aux parties communes qui seront communiquées à l’assemblée (article 577-8, 8°). La nouvelle loi précise à cet égard que la communication se fait par affichage, à un endroit bien visible, dans les parties communes de l’immeuble. - de transmettre le dossier de l’immeuble à son successeur dans un délai de trente jours. Relevons qu’en cas d’absence du syndic, le dossier devra être remis au président de la dernière assemblée générale. (article 577-8, 9°). Ce dossier doit comprendre : .la comptabilité et les actifs dont le syndic avait la gestion ; tout sinistre ; .un historique du compte sur lequel les sinistres ont été réglés ; .les documents prouvant l’affectation qui a été donnée à toute somme qui ne se retrouve pas sur les comptes financiers de la copropriété ; - de souscrire une assurance responsabilité couvrant l’exercice de sa mission et fournir la preuve de cette couverture (article 577-8, 10°). La personne qui exerce, à titre professionnel, des missions de syndic doit être inscrite auprès de l’Institut Professionnel des Agents Immobiliers (IPI). À ce titre, le syndic professionnel est soumis à la déontologie de l’Institut et est tenu d’assurer sa responsabilité civile professionnelle. Le législateur constate en effet que les missions que la loi confie au syndic sont nombreuses et étendues et qu’en toute hypothèse, l’ampleur des tâches et des responsabilités du syndic nécessite une extrême rigueur et une connaissance approfondie, notamment, des statuts de l’immeuble et des dispositions de la loi. Dans les travaux préparatoires, il est ainsi souligné que la faute de gestion d’un syndic peut avoir des conséquences extrêmement graves pour les copropriétaires: dégradation du bâtiment, perte financière en cas de carence prolongée d’un copropriétaire dans le paiement de ses charges, non couverture d’un sinistre en cas d’assurance inadéquate. Il est dès lors apparu utile au législateur d’imposer également au syndic non professionnel de couvrir sa responsabilité concernant l’exercice de sa mission. Précisons qu’en cas de mandat de syndic à titre gratuit, cette assurance sera souscrite aux frais de l’association des copropriétaires. - de permettre aux copropriétaires d’avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété, et notamment par un site internet. (article 577-8, 11°) Le recours aux moyens électroniques tend à être généralisé. La consultation ne peut concerner que les informations à caractère non privé. - de conserver, le cas échéant, le dossier d’intervention ultérieure de la façon fixée par le Roi. (article 577-8, 12°) - de présenter, pour la mise en concurrence visée à l’article 577-7, §1, 1°, d), une pluralité de devis sur la base d’un cahier des charges préalablement élaboré. (article 577-8, 13°) - de soumettre à l’assemblée générale ordinaire un rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières. (article 577-8, 14°) - de solliciter l’autorisation préalable de l’assemblée générale pour toute convention entre l’association des copropriétaires et le syndic, ses préposés, ses proches, parents ou alliés jusqu’au troisième degré inclus, ou ceux de son conjoint jusqu’au même degré. Il en est de même des conventions entre l’association des copropriétaires et une entreprise dont les personnes susvisées sont propriétaires ou dans le capital de laquelle elles détiennent une participation ou dans laquelle elles exercent des fonctions de direction ou de contrôle, ou dont elles sont salariées ou préposées. Lorsqu’il est une personne morale, le syndic ne peut, sans y avoir été spécialement autorisé par une décision de l’assemblée générale, contracter pour le compte de l’association des copropriétaires avec une entreprise qui détient, directement ou indirectement, une participation dans son capital. (article 577-8, 15°) Les travaux préparatoires de la loi sont clairs sur l’objectif du législateur à cet égard : « afin d’éviter un climat de suspicion à l’égard du syndic, ou le risque d’une éventuelle collusion entre ce dernier et les prestataires de services ou fournisseurs de l’association des copropriétaires, il est utile de renforcer la transparence dans le cadre de la passation des contrats et des marchés. Pour ne pas alourdir de manière excessive le fonctionnement de la copropriété, à l’instar de la loi française, la première disposition stipule que l’assemblée générale arrête le montant des marchés et devis à partir duquel une mise en concurrence est exigée. La deuxième disposition prévoit les modalités selon lesquelles le syndic réalisera cette mise en concurrence. La troisième disposition vise à permettre une évaluation et une éventuelle remise en question des contrats de fournitures régulières, dans le but d’éviter l’enlisement de relations de fournitures non satisfaisantes. La quatrième disposition, qui reprend en grande partie le texte d’une disposition de la loi française, est destinée principalement à éviter des collusions avec une entreprise liée au syndic. » - de tenir à jour la liste et les coordonnées des personnes en droit de participer aux délibérations de l’assemblée générale et de transmettre aux copropriétaires à première demande et au notaire s’il en fait la demande au syndic, dans le cadre de la transcription d’actes qui sont transcrits à la conservation des hypothèques, les noms, adresses, quotités et références des lots des autres copropriétaires. (article 577-8, 16°) Le but de cette disposition est de pallier au refus du syndic de transmettre la liste et les adresses des copropriétaires, se retranchant parfois derrière leur obligation de discrétion ou de protection des données personnelles. Les auteurs de la loi estiment que communiquer aux copropriétaires d’une même association une liste reprenant les noms, adresses, quotités et références de lots de ceux-ci constitue une information indispensable à la bonne application de la loi. - de tenir les comptes de l’association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée, suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi. Toute copropriété de moins de vingt lots à l’exclusion des caves, des garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèce et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve, les créances et les dettes des copropriétaires. (article 577-8, 17°) L’administration de la comptabilité de l’association des copropriétaires relève du pouvoir d’attribution exclusif du syndic. La loi de 1994 sur la copropriété n’imposait au syndic aucune obligation précise en ce qui concerne la gestion des fonds et la tenue de la comptabilité de l’association des copropriétaires. Certaines dispositions évoquaient la comptabilité et la reddition de comptes mais de façon évasive et, surtout, non structurée, précisent les travaux préparatoires de la loi. A l’époque donc, seuls le règlement de copropriété et les règles déontologiques d’application au syndic professionnel pouvaient apporter un cadre. Dès lors que la comptabilité doit traduire de manière précise l’état des finances de l’association des copropriétaires, elle doit permettre d’examiner le juste usage des différentes sommes exigées des copropriétaires, ou dont dispose l’association, et qui sont gérées par le syndic. Comme tout mandataire, le syndic a l’obligation de rendre compte de sa mission. C’est l’assemblée générale qui est seule habilitée à lui donner décharge et quitus. L’absence de prescription légale relative à la tenue de la comptabilité et à la reddition des comptes posait donc problème, dans la mesure où, selon le législateur, chaque syndic a sa propre interprétation de ses obligations en la matière, et certains comptes sont excessivement succincts. Afin, cependant, de ne pas pénaliser les petites copropriétés qui fonctionnent sans le recours à un syndic professionnel, la disposition prévoit que, lorsque la charge de syndic échoit à un copropriétaire de l’immeuble, la comptabilité peut être tenue de manière simplifiée. - de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble, ainsi qu’un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles. Ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l’association des copropriétaires. Ils sont joints à l’ordre du jour de l’assemblée générale appelée à voter sur ces budgets. (article 577-8, 18°) Outre ce qui précède, le syndic est également tenu aux obligations suivantes : L’article 577-8 § 2: - Un extrait de l’acte portant désignation ou nomination du syndic est affiché, dans les huit jours à dater de la prise de cours de sa mission, de manière unilatérale et visible à tout moment, à l’entrée de l’immeuble, siège de l’association des copropriétaires. L’extrait indique, outre la date de la désignation ou de la nomination, les nom, prénoms, profession et domicile du syndic ou, s’il s’agit d’une société de son siège social ainsi que son numéro d’entreprise si la société est inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises. Il doit être complété par toutes autres indications permettant à tout intéressé de communiquer avec le syndic sans délai et notamment le lieu où le règlement d’ordre intérieur et le registre des décisions de l’assemblée générale peuvent être consultés. L’affichage de l’extrait se fait à la diligence du syndic. L’article 577-9, §1, aliéna 2 habilite le syndic à introduire toute demande urgente ou conservatoire en ce qui concerne les parties communes, à charge d’en obtenir la ratification par ou contre l’association des copropriétaires. L’article 577-9, §1, aliéna 3 prévoit enfin l’obligation pour le syndic d’informer sans délai les copropriétaires individuels et les autres personnes ayant le droit de participer aux délibérations de l’assemblée générale de toute procédure judiciaire impliquant la copropriété. L’article 577-8, § 5 précise (comme c’était déjà le cas sous l’empire de l’ancienne législation) que le syndic est seul responsable de sa gestion et qu’il ne peut déléguer ses pouvoirs sans l’accord de l’assemblée générale et seulement pour une période ou à des fins déterminées. Notons enfin que les dispositions suivantes ont été abrogées : Article 577-8, 1°: cette disposition imposait au syndic de convoquer l’assemblée générale. La nouvelle loi semble avoir omis de reprendre cette obligation. Article 577-8, 2° : cette disposition imposait au syndic de consigner les décisions de l’assemblée générale dans le registre. Remplacé actuellement par l’article 577-6, § 12. Florence Desternes fd@xirius.be Avocat au barreau de Bruxelles - Association Xirius - Collon, Dirix & Associés.