Procès-verbal d'une assemblée générale des copropriétés en Belgique - rigueur et légalité du syndic

Mis à jour : avr. 17

Base légale

§ 10. Le syndic rédige le procès-verbal des décisions prises par l'assemblée générale avec indication des majorités obtenues et du nom des copropriétaires qui ont voté contre ou qui se sont abstenus. 08/2020 9 / 21 A la fin de la séance et après lecture, ce procès-verbal est signé par le président de l'assemblée générale, par le secrétaire désigné lors de l'ouverture de la séance et par tous les copropriétaires encore présents à ce moment ou leurs mandataires.


Jurisprudence et doctrine

La jurisprudence et la doctrine établissent ;

« Ce procès-verbal doit comporter, l'indication du lieux où l'assemblée s'est réunie et de l'heure à laquelle la séance s'est ouverte, l'indication de l'identité des personnes présentes et indication du quorum de présence atteint, la composition du bureau, l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, l'indication des décisions prises et des réserves, l'indication du quorum atteint, l'indication des incidents de la séance, les annexes... Le secrétaire de séance (le syndic très souvent) devra rédiger avec beaucoup de rigueur le procès-verbal, afin qu'il reflète avec exactitude la teneur de la délibération.

Ces annexes sont composées de tous les documents qui ont servi aux décisions de l'assemblée générale. Il est indispensable de les paginer et de les faire parapher par le bureau afin d'en garantir leur intangibilité. En effet certains documents peuvent avoir une portée inexacte avec la réalité, et trompé légitimement certains copropriétaires dans leur délibération (décision frauduleuse). » (http://www.copropriete-ejuris.be/l-assemblee-generale-associations.shtml#quorumà

De nombreuses mentions n’ont jamais été dites en séance, et la rédaction de celle-ci par le syndic démontre des imprécions dans la déclaration de faits mais aussi dans la nature des délibérations claires, intangibles et ne pouvant pas laisser à interprétation.

Les annexes au procès verbal sont manquantes. « Il importe que tous les documents qui ont servi au cours de l’assemblée soient conservés précieusement. Il s’agit notamment des procurations, des bulletins de vote, feuilles des présences, etc. Logiquement, ces documents seront annexés au procès verbal et seront, le cas échéant, également signés ». Eric Ricquier, La copropriété, les droits et devoirs du copropriétaire, du syndic et de la copriété, Larcier


Articles

Petit à petit, nous complèterons les articles car nous voulons collectionner les différentes jurdisprudences, doctrines sur chaque sujet afin de donner le plus d'informations possibles aux copropriétaires pour qu'ils puissent défendre leurs droits. Aussi pour que les syndics travaillent avec plus de professionnalisme et de rigueur.

Copropriété : les procès-verbaux réglementés

Belgian WoodforumPinterest Minguet & LejeunePinterest L'une des modifications les plus marquantes de la récente modification législative en matière de copropriété est que le texte de la loi évoque désormais le procès-verbal de l'assemblée générale des copropriétaires. Car, aussi curieux que cela paraisse, ce document essentiel de toute copropriété brillait par son absence dans le texte de 1994. La loi en parle donc dorénavant. L'article 577-6 § 10 du Code civil dispose que le syndic rédige le procès-verbal des décisions prises par l'assemblée générale avec indication des majorités obtenues et du nom des propriétaires qui ont voté contre ou qui se sont abstenus. A la fin de la séance et après lecture, ce procès-verbal est signé par le président de l'assemblée, par le secrétaire désigné lors de l'ouverture de la séance et par tous les copropriétaires encore présents à ce moment ou leurs mandataires. C'en est ainsi fini des incertitudes générées par les procès-verbaux lacunaires ou erronés : la rédaction séance tenante et la signature des personnes présentes, assureront désormais à ce document une valeur probante infiniment plus sérieuse que par le passé. Aucune sanction Reste que la loi n'énonce aucune sanction lorsque ces exigences ne sont pas respectées. Il n'y a en tout cas pas de nullité sans texte de sorte que le non-respect des conditions légales n'emportera que les sanctions que le juge voudra y trouver, c'est-à-dire principalement les conséquences nécessaires à la cause concernée d'une valeur probante réduite ou inexistante du procès-verbal litigieux. A l'instar de ce qui s'est passé en France, où la loi formule la même exigence depuis longtemps, la jurisprudence dégagera progressivement les sanctions qu'il convient de réserver aux procès-verbaux non conformes. En ce qui concerne le délai de communication aux copropriétaires du procès-verbal, la rédaction du nouvel article 577-6 § 12 est malheureuse. Il est en effet libellé comme suit : le syndic consigne les décisions visées aux §§ 10 et 11 dans le registre prévu à l'article 577-10, § 3, dans les 30 jours suivant l'assemblée générale, et transmet celles-ci, dans le même délai, aux copropriétaires et aux autres syndics. Si le copropriétaire n'a pas reçu le procès-verbal dans le délai fixé, il doit en informer le syndic par écrit. Une confusion est donc faite entre le registre des décisions et le procès-verbal, et se pose alors la question de savoir ce que le syndic doit communiquer aux copropriétaires : les décisions prises par l'assemblée ou le procès-verbal ?

https://www.habitos.be/fr/acheter-et-louer/copropriete-les-proces-verbaux-reglementes-5196

"Le procès-verbal Le procès-verbal doit être la transcription des décisions de l’assemblée générale et des conditions dans lesquelles elles ont été prises. Le procès-verbal est le document écrit dans lequel se trouvent consignées les décisions prises par l'assemblée générale. Il est généralement conseillé d'indiquer dans le procès verbal les incidents de la séance, soit d'initiative ou soit à la demande d'un copropriétaire, le syndic décrit le déroulement qui a abouti à la décision.

Ainsi, il est souvent utile d'indiquer, la personne qui a quitté la séance en signe de protestation, certaines considérations émises par certains, les raisons pour lesquelles un point n'a pu être abordé, certaines disputes entre copropriétaires, l'arrivée en retard d'un coprorpriétaire, les motifs de l'sjournement de l'assemblée. Tous ces commentaires et détails seront parfois très utiles pour mieux comprendre le cheminement de la décision, surtout lorsque le juge de paix sera saisi d'un recours à l'encontre d'une décision.

Ce procès verbal doit comporter, l'indication du lieux où l'assemblée s'est réunie et de l'heure à laquelle la séance s'est ouverte, l'indication de l'identité des personnes présentes et indication du quorum de présence atteint, la composition du bureau, l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, l'indication des décisions prises et des réserves, l'indication du quorum atteint, l'indication des incidents de la séance, les annexes... Le secrétaire de séance (le syndic très souvent) devra rédiger avec beaucoup de rigeur le procès-verbal, afin qu'il reflète avec exactitude la teneur des délibération.

Ces annexes sont composées de tous les documents qui ont servi aux décisions de l'assemblée générale. Il est indispensable de les paginer et de les faire parapher par le bureau afin d'en garantir leur intangibilité. En effet certains documents peuvent avoir une portée inexacte avec la réalité, et trompé légitimement certains copropriétaires dans leur délibération (décision frauduleuse).

Le procès-verbal doit préciser les noms des copropriétaires qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, ainsi que les noms des copropriétaires qui se sont abstenus et leur nombre de voix. Seuls les copropriétaires qui ont voté contre une décision, seront recevables à la constester devant le Juge de paix.

En fin de séance, le procès verbal doit être signé par le président, les scrutateurs et le secrétaire (le syndic).

Il arrive souvent dans de petites assemblées de faire signer toutes les personnes qui ont participé à la réunion. Ce procès verbal signé reprend les résolutions qui ont été admises ou refusées et le résultat de chaque vote. Si les débats le permettent, il est également indiqué d’expliquer le cheminement de la délibération, toujours utile si une erreur matérielle s’est glissée dans la retranscription des décisions. C'est également très utile lorsqu'une décision est contestée devant le Juge de paix, cela permet de connaître l'état d'esprit de l'assemblée lors du vote d'une résolution. Sinon, la pratique de complèter les décisions prises par un compte rendu rédigé après l'assemblée générale n'est pas contestée. Généralement, ce compte rendu n'est pas repris dans la consignation des décisions au registre de l'association." http://www.copropriete-ejuris.be/l-assemblee-generale-associations.shtml