Vous ne rececez pas les décomptes à temps? vous contestez une facture? Votre syndic ne procède pas à l'entretien des communs? votre syndic vous facture des montants incorrects? votre syndic ne met pas en concurrence les marchés? votre syndic ne vous donne pas accès aux documents de la copropriété? votre dossier ne prépare pas les assemblées générales et les points soumis au vote? votre syndic ne prépare pas de budget prévisionnel du fonds de réserve ou du du fonds de roulement... Toute cause et tout conflit légitime peut faire l'objet d'une demande en conciliation judiciaire.
Au lieu d'attaquer en justice directement, ce qui engendre des frais et des ennuis supplémentaires, vous pouvez recourir à la conciliation judiciaire qui est un mode alternatif de solution amiable.
La procédure de conciliation est définie par le Code judiciaire, en ses articles 731 à 734 inclus.
Art.731.[1 Il entre dans la mission du juge de concilier les parties.
Sans préjudice des dispositions des articles 1724 à 1737, toute demande principale introductive d'instance entre parties capables de transiger et sur des objets susceptibles d'être réglés par transaction, peut être préalablement soumise, à la requête d'une des parties ou de leur commun accord, à fin de conciliation au juge compétent pour en connaître au premier degré de juridiction.
Sauf dans les cas prévus par la loi, le préliminaire de conciliation ne peut être imposé.]1
Art.732. Les parties sont convoquées à la demande, même verbale, de l'une d'elles, par simple lettre du greffier, à comparaître dans le délai ordinaire des citations, aux jour et heure fixés par le juge.
Art.733. Il est dressé procès-verbal de la comparution en conciliation. Si un accord intervient, le procès-verbal en constate les termes et l'expédition est revêtue de la formule exécutoire.
Art.734.Devant le tribunal du travail, tout débat relatif à une des demandes prévues (à l'article 578) doit être précédé, à peine de nullité, d'une tentative de conciliation, actée ([1 à la feuille d'audience]1). <L 12-5-1971, art. 6> <L 2006-07-10/39, art. 24, 078; En vigueur : 01-01-2013 (voir L 2010-12-29/01, art. 4)>
Si les parties ne peuvent être conciliées, il en est fait mention dans le jugement.
Il s’agit d’un processus volontaire entre les parties qui font appel à un tiers neutre pour les aider à régler leur problème dans un cadre confidentiel.
Le conciliateur va écouter chaque partie puis proposer une solution que les parties sont libres d’accepter ou non. Il ne tranche donc pas le litige comme le ferait un juge.
La conciliation peut avoir lieu dans le cadre d’une action devant un tribunal ou non. Dans le premier cas, elle pourra être menée par la juge concerné pour autant que cela relève de sa compétence (ex. : problème de bail relève du juge de paix alors qu’un litige commercial portant sur un dommage de plus de 5.000 euros sera de la compétence du tribunal de première instance….).
La solution qui est trouvée est alors mise par écrit.
L’échec d’une conciliation n’empêche pas de tenter ensuite un arbitrage ou d’aller en justice.
Il n’y a pas vraiment de documents-types généraux liés à la conciliation (par exemple des clauses-types générales d’attribution de compétence à un organisme pratiquant la conciliation). Selon votre problème, vous irez directement consulter le site internet de l’instance ou des instances compétentes.
Une brochure complète existe ici: https://www.rechtbanken-tribunaux.be/sites/default/files/BROCHURE_VERZOENING_FR.pdf et dont les photos sont ici bas.
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Artilce intéressant
Les modes alternatifs de règlement des conflits et la médiation
Copropriété et médiation
Réagir par Pierre-Paul Renson, le 8 février 2016 Un internaute visiteur de Justice-en-ligne nous a fait part de ses préoccupations quant à la manière dont se résolvent les litiges de copropriété. Il se demande notamment si les coûts en la matière ne peuvent être réduits. Pierre-Paul Renson, avocat spécialiste en droit des biens, médiateur agréé en matière civile et commerciale, secrétaire de la commission fédérale de médiation, coordinateur scientifique des formations en médiation au sein d’AVOCATS.BE, propose quelques solutions par le recours à la médiation. 1. Tout différend où les parties ont des prétentions contraires, voire contradictoires, auxquelles elles pourraient mettre fin volontairement moyennant des concessions réciproques (ainsi que les contestations à naître pour autant que les parties aient l’intention de les prévenir et qu’il y ait des concessions réciproques) peuvent faire l’objet d’une médiation au sens de la septième partie du Code judiciaire (art. 1724) (lire à ce sujet : P.-P. RENSON, La médiation civile et commerciale : comment éviter les aléas, le coût et la durée d’un procès, Louvain-La-Neuve, Anthemis, 2010, p. 21). L’on peut donc recourir à la médiation pour tenter de régler la plupart des conflits entre copropriétaires (bon nombre de ceux-ci étant des conflits de voisinage particulièrement âpres), les différends entre ceux-ci et le syndic, ainsi que les conflits entre les copropriétaires et les tiers (qu’il s’agisse du syndic, des voisins, de l’un ou l’autre architecte ou entrepreneur, etc.) (P. P. RENSON, « La copropriété, un terreau fertile pour la médiation », in J.-P. Lannoy et C. Mostin (dir.), De la prévention à la résolution des conflits en copropriété, Bruxelles, Larcier, 2013, pp. 309 à 344). Un accord ne pourra toutefois être conclu en médiation que pour autant qu’il ne viole pas l’ordre public et les bonnes mœurs. Ainsi, il est notamment exclu que les copropriétaires s’accordent en médiation sur la réalisation de travaux en violation des prescriptions urbanistiques. 2. La spécificité des relations entre les copropriétaires – qui sont en principe vouées à perdurer – et entre ceux-ci et les tiers, ainsi que le caractère complexe de la plupart des litiges liés à la copropriété, sont autant d’éléments qui plaident en faveur du recours à la médiation en cas de litige. Il n’en demeure pas moins que la médiation n’a pas vocation à régler tous les différends, mais comment s’en assurer à moindre frais ? À défaut de consulter un professionnel, l’on peut s’en référer à divers tests et questionnaires établis par des professionnels qui permettent de déterminer rapidement les éléments plaidant en faveur du recours à la médiation (Voy. entre autres P.-P. RENSON, La médiation civile et commerciale : comment éviter les aléas, le coût et la durée d’un procès, op. cit., pp. 22 à 25). Globalement, si les parties sont vouées à conserver et à entretenir des relations sociales, de voisinage, d’affaires, ou autres, à moyen ou à long terme, si les questions en litige sont confidentielles, si l’objet du différend est complexe en fait ou en droit, si les aléas, le coût et la durée d’une éventuelle procédure sont importants et si les parties souhaitent une ou plusieurs solutions durables et négociées à leur différend, ce dernier devrait idéalement être réglé en médiation. 3. Toute personne capable de mettre fin volontairement à un différend qui la concerne moyennant les concessions réciproques susvisées peut participer à une médiation volontaire ou judiciaire. Les syndics et la plupart des copropriétaires, exception faite des majeurs sous minorité prolongée et des autres incapables, peuvent donc participer à une médiation. 4. Mais qui représente l’association des copropriétaires en médiation et quels sont les pouvoirs de ce(s) représentant(s) ? Aux termes de l’article 577-8, § 4, 6°, du Code civil, le syndic est chargé de représenter l’association des copropriétaires, tant en justice que dans la gestion des affaires communes, et ce quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété. Cette disposition ne confère pas au syndic le pouvoir de participer à toutes les médiations et, de surcroît, à conclure n’importe quel accord de médiation. Ainsi, l’on voit mal le syndic représenter l’association des copropriétaires dans un différend où il est lui-même partie. Dès l’instant où le pouvoir de gestion du syndic est, en règle, limité aux actes d’administration provisoire, aux actes conservatoires et à l’administration des fonds (article 577 8, § 4, 4° et 5°, du Code civil), il ne peut valablement représenter l’association des copropriétaires pour les questions qui excèdent ses pouvoirs qu’en présence d’un mandat déterminé. L’association des copropriétaires peut donc soit conférer au syndic et/ou à un copropriétaire, voire à un tiers, un mandat de représentation et de négociation avec des limites claires et précises. Sous réserve de ce qui précède, la participation concrète de l’association des copropriétaires, des copropriétaires à titre personnel et de l’association des copropriétaires à une médiation volontaire ou judiciaire ne pose guère de problèmes pratiques. Reste à savoir si la partie adverse peut également participer à une médiation. À cet égard, soulignons que le Code judiciaire, en ce qu’il exige une loi ou un arrêté délibéré en conseil des Ministres pour autoriser les personnes morales de droit public (l’État, les communautés, les régions, les provinces, les communes, etc.) à participer à une médiation volontaire ou judiciaire, viole le droit européen depuis plusieurs années (Voy. not. Th. BOMBOIS et P.-P. RENSON, « La directive du 21 mai 2008 ‘sur certains aspects de la médiation en matière civile et commerciale’ et sa transposition en droit belge », Revue européenne de droit de la consommation, 2009, pp. 521 à 548). La réforme prochaine de la septième partie du Code judiciaire devrait régler définitivement cette question. 5. L’on peut contractuellement prévoir qu’en cas de différend suscité par la formation, l’exécution, l’interprétation et/ou la rupture du contrat, une médiation volontaire ou judiciaire devra être mise en mouvement préalablement à tout autre mode de règlement des conflits. Cette clause dite de médiation, qui ne fait nullement obstacle aux mesures conservatoires et provisoires, permet d’obtenir la suspension temporaire de l’examen de l’affaire par l’arbitre ou le juge saisi tant qu’une médiation n’a pas été tentée, et ce pour autant que cet argument soit soulevé au début du procès, avant tout autre argument, que la clause soit valable et qu’elle n’ait pas pris fin en ce qui concerne le différend (article 1725 du Code judiciaire). L’attrait d’une telle clause est, entre autres, de préserver les relations entre les parties et de limiter, autant que faire se peut, les aléas, le coût et la durée du règlement des différends. 6. Aux termes de l’article 577-4, § 1er, alinéa 4, du Code civil, le règlement de copropriété comprend la description des droits et des obligations de chaque copropriétaire quant aux parties privatives et aux parties communes. Dès l’instant où de multiples différends sont liés, entre autres, à la formation, à l’exécution et à l’interprétation des règlements de copropriété, il serait judicieux de généraliser l’inclusion de clause de médiation dans pareils règlements. Par ailleurs, aucune disposition légale ne s’oppose à l’inclusion d’une clause de médiation dans les statuts. Bien au contraire, l’efficacité, la rapidité et le coût modéré des médiations civiles plaident en faveur de l’inclusion de pareille clause dans les statuts. L’inclusion d’une clause de médiation peut également s’avérer opportune dans les contrats conclus avec les tiers, qu’il s’agisse d’entreprises de nettoyage, d’entreprises de construction, d’architectes, d’avocats ou autres.
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Modèles
Comment demander une conciliation ?
Envoyez une simple lettre au juge de paix. Cette lettre ne doit donc pas être recommandée à la poste. Doivent y figurer les mentions suivantes :
› vos nom, prénom et adresse ;
› l’identité (nom et prénom) et l’adresse de la partie adverse/de toutes les parties adverses que vous voulez faire convoquer;
un bref exposé des faits ;
› votre but (par exemple, que la partie adverse vous paye un montant déterminé) ;
› votre demande que les parties soient convoquées pour essayer d’arriver à une conciliation.
ous ne pouvez pas demander une conciliation au nom d’autres personnes. Si votre conjoint(e) ou vos voisins demandent aussi cette conciliation, ils doivent également mentionner leur identité complète et apposer leur signature. Vous pouvez également vous rendre au greffe de la justice de paix et demander que soit tenue une audience de conciliation.
Voici un modèle de conciliation judiciaire :
JUSTICE DE PAIX du Canton de
Reçu au greffe le :
……………………..
Requête en conciliation
Mme le Juge de Paix canton du 1er canton de Wavre
Partie(s) requérante(s),
1. Nom :… ……………………………………..
Prénom :…………………………………….
Domicile :…………………………………… Code postal :………….
Localité :…………………………………….
Partie(s) défenderesse(s),
1. Nom :…Cemty
Prénom :……Thman
Domicile :… Av. Code postal :… …………………………….
Localité :…s……….
2. Nom: G
Prénom: Mathilde
Adresse:
Localité : Wavre
OBJETS DE LA DEMANDE :
(exposer en termes brefs ce qui est demandé – si la demande est évaluable en argent, indiquer le montant)
Désignation d’un syndic judiciaire suite au non entretien du batiment, d’absence de budget prévisionnel et non accomplissement d’actes prescrits par la loi depuis 2009 et en absence de syndic conformément au PV d’ag du 1er avril 2021. ( requête d’appel sera donné sur les manquements de la copropriété depuis 2009)
Obtenir un rapport des actions entreprises pour l’état du bâtiment dont une société et des syndics ont constaté des manquements qui portent par un géomètre expert et des candidats syndics notamment sur l’entretien et le non respect des normes incendies depuis 2009 ;
Obtenir les dates des travaux de dégradation du batiment et de non respect des normes incendies
Avoir le dossier introduit auprès de l’assurance du dégat des aux de février 2021 dont Mme Gnus a écrit dans son PV du 22 juillet 2020 avoir instruit le sinistre, ce qui a été infirmé par la compagnie d’assurance le 27 juillet 2020
Avoir la date et la preuve du rapport de la commissaire aux comptes puisque le 17 juillet 2020 (avec enregistrement) qu’elle n’avait pas encore l’avis de la commissaire et venait juste de l’avoir par email donc loin de la date mentionnée ;
Obtenir les décomptes individuels trimestriels depuis 2020 conformément à l’acte de base et les comptes 2019 et 2020 avec extraits et toutes les pièces justificatives
Annexion des bulletins de vote de l’AG du 1er avril 2021 avec preuves d’envoi et de réception ;
Corriger les décomptes dont Cotet facture des prestations d’un montant supérieur au contrat signé après l’assemblée générale du 22 juillet 2020
Avoir le dossier introduit auprès de l’assurance du dégat des aux de février 2021 dont Mme Gnus a écrit dans son PV du 22 juillet 2021 avoir instruit le sinistre, ce qui a été infirmé par la compagnie d’assurance le 27 juillet 2021.
Avoir le rapport de gestion de Monsieur Christian Thyllman pour donner la décharge quant à sa mission de syndic judiciaire et du respect des différentes
Confirmation par l’ACP des conclusions de Me Peryn quant à la tenue de l’assemblée générale du 30 mars 2018 tenu par Monsieur Thyman
Donner les preuves que Monsieur Thyleman n’a pas utilisé la copropriété pour payer les frais de son avocat et qu’il a fait preuve d’impartialité, de mise en concurrence dans la désignation de son avocat et des frais payés conformément à la loi et à la volonté du législateur;
Avoir le rapport de gestion technique du batiment eu égard d’une expertise réalisée par un géomètre expert qui a constaté que le batiment n’était pas entretenu et ni aux normes incendies;
Donner la liste des documents que Monsieur Tyman a donné consultation pour l’assemblée générale de mars 2019 dont il est venu à 20 heures 2 au lieu de 18 heures 30 dans les conclusions de l’avocat du syndic judiciaire et lors de la consultation des documents suite à une citation judiciaire à son égard ;
Donner la facture de 75EUR et la pièce justificative à Monsieur Gouy que Monsieur Thyman a introduit dans son compte présenté en AG dans son madat de syndic judiciaire et dont il a dit avoir une pièce justificative – fausse imputation comptable:;
Confirmer son expertise des lieux qui a eu seulement en date du 2 mai 2019 infirmés par 2 géomètres experts et que l’état des lieux est manifestement et volontairement incomplet;
Indemnisation d’une indemnité de 1000 EUR pour infractions constatées par l’APD en janvier 2018 dans le chef de Monsieur Thyman, Goy et Olgl - voir constat de l’APD de janvier 2018 qui a reconnu le non-respect de la législation ;
