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Devons-nous accorder la décharge au syndic et commissaire aux comptes en copropriété en Belgique?

Preambule;

L’Article 3.91 du Code civil instaure un commissaire aux comptes.  ‘L'assemblée générale désigne annuellement un commissaire aux comptes ou un collège de commissaires aux comptes, copropriétaires ou non, qui contrôlent les comptes de l'association des copropriétaires, dont les compétences et obligations sont déterminées par le règlement d'ordre intérieur.’


Quant a savoir si la loi permet d’avoir plusieurs commissaires aux comptes, la loi ne l’interdit pas et pourrait aussi être une démarche d’une meilleure efficience et transparence. Le législateur  (‘expose des motifs’, Doc. Parl, Chambre 2017-2018, Doc 54-2919/001) a voulu garder la souplesse car chaque copropriete est différente et demande des approches différentes. 2 commissaires aux comptes peut être inadéquate dans une ACP de 6 lots, mais peut être la bienvenue pour une ACP de 30 lots par exemple.


Quant a la mission, elle est aussi peu définie hélas, ce qui laisse comme tout le droit de la copropriete une liberté d’appréciation pour chaque copropriete par nature différente, mais, des lors, elle peut être interprétée de la manière la plus minime possible. ‘’ Toutefois, comme le fait observer la doctrine, le ‘contrôle des comptes’ peut se concevoir de de 2 manières. Elle peut porter sur la régularité formelle des comptes, notamment si la vérification est effectuée par un professionnel. Mais elle peut également consister à contrôler la concordance entre les dépenses, les initiatives du syndic et les décisions de l’assemblée.’ M. Wahl, le Droit de la copropriete, le Droit Notarial, Wolters Kluwer, 2019, p. 193


Nous voyons encore les différences même par Me Ricquier ;

De ces considérations, deux conclusions s’imposent

''1.      D’une part, la fonction de commissaire aux comptes doit être attribuée a une personne qui possède des compétences requises et ces compétences dépendront évidemment de la nature et de l’ampleur du compte a vérifier, Dans les grosses copropriétés, il parait essentiel que la mission soit confiée par un professionnel de la comptabilité ou, a tout le moins, a une personne disposant de compétences nécessaires. Dans les petites copropriétés, la fonction pourra être efficacement remplie par un copropriétaire

2.      D’autre part, quelle que soit l’importance de la copropriete, il est essentiel que la mission exacte du commissaire aux comptes soit définie, c’est-à-dire que la nature et l’entendue du contrôle, quíl va devoir opérer soient déterminé. Et c’est a l’assemblée générale quíl revient de faire cela.' E. Ricquier, la copropriete - les droits et devoirs du coproprietaire du syndic et de la copropopriete, Wolters Kluwer, 2019 p.


Nous espérions et nous rejoignons cette définition ; ‘ La principale fonction du commissaire aux comptes consiste à vérifier les comptes de la copropriété et à en faire le rapport lors de l’assemblée générale annuelle. Il s’intéresse par exemple :

· À la réalisation des différents paiements qui incombe à la copropriété dans les délais impartis conformément aux conditions de facturation

· À la conformité des devis signés avec les factures reçues et des paiements avec les factures

· Au report de ces mêmes paiements dans les comptes annuels globaux

Le commissaire aux comptes valide ainsi le travail de gestion financière du syndic, à la manière d’un contre-pouvoir, et surtout il le décharge de toute responsabilité en cas de faute, sauf s’il s’agit d’une action frauduleuse avérée.’ https://blog.syndicyourself.be/fr/actualites/commissaire-aux-comptes-copropriete/

 

La loi ne mentionne pas les mentions, ni l’étendue des missions, ni les compétences requises pour répondre a cette obligation et surtout garantir de manière certaine une qualité de contrôle des comptes par le commissaire aux comptes.


'' La vérification de la comptabilité

La principale fonction du commissaire aux comptes consiste à vérifier les comptes de la copropriété et à en faire le rapport lors de l’assemblée générale annuelle. Il s’intéresse par exemple :

  • À la réalisation des différents paiements qui incombe à la copropriété dans les délais impartis conformément aux conditions de facturation

  • À la conformité des devis signés avec les factures reçues et des paiements avec les factures

  • Au report de ces mêmes paiements dans les comptes annuels globaux

Le commissaire aux comptes valide ainsi le travail de gestion financière du syndic, à la manière d’un contre-pouvoir, et surtout il le décharge de toute responsabilité en cas de faute, sauf s’il s’agit d’une action frauduleuse avérée.

Ce travail doit être réalisé impérativement avant la tenue de l’assemblée générale annuelle, puisque les comptes devront y être approuvés. Ce sujet sera mis à l’ordre du jour.

Pour rappel, le commissaire aux comptes a un droit de regard sur l’ensemble des documents comptables et financiers de la copropriété, au même titre que n’importe quel autre copropriétaire.


La rédaction du rapport annuel

Après analyse des documents comptables et financiers, le commissaire aux comptes est également chargé de l’établissement du rapport annuel lors de l’assemblée générale. Celui-ci permettra de décharger le syndic de toute responsabilité en cas d’erreur involontaire. ' https://blog.syndicyourself.be/fr/actualites/commissaire-aux-comptes-copropriete/


Article Qu'est-ce: voter pour donner décharge?

10 - 02 - 2017Pendant chaque assemblée générale annuaire ce terme est utilisé. L'assemblée donne le commissaire aux comptes et le syndic "décharge". Cela signifie que l’Assemblée Générale, tous les propriétaires présents et les procurations, décide si le syndic et le commissaire aux comptes reçoivent l'approbation pour leur travail de l’année passée. Cette approbation permette le syndic et le commissaire aux comptes d’être dispensés de leur responsabilité de l’ensemble de leurs tâches: le syndic et le commissaire aux comptes ont achevé une année correcte sans erreurs. Si on découvre par la suite qu’il y a eu fraude, cette approbation n’aura pas d’influence. Le syndic et/ou le commissaire aux comptes restent responsables. Quand il n’y a pas d’approbation, le syndic n’est pas licencié automatiquement. En réalité, c’est souvent le cas et le syndic abandonne sa position.


Accordons-nous la décharge au syndic ou pas ?


Durant l’assemblée statutaire annuelle, les copropriétaires accordent en général la décharge au syndic sans trop y penser. Quelles en sont donc les conséquences juridiques ? Et si vous y étiez opposé ?

Le syndic est tenu, comme mandataire de l’association des copropriétaires (ACP), de justifier chaque année la politique qu’il a menée. En pra­tique, on voit que les copropriétaires accordent en général (un peu) trop facilement la décharge au syndic pour son action de l’année antérieure. Sans en mesurer l’impact, ce point est trop souvent évacué à la va-vite. Or, accorder ainsi la décharge au syndic, cela peut être lourd de conséquences…


La décharge

Une fois l’an, durant l’assemblée générale statutaire, le syndic demande aux copropriétaires de lui accorder une décharge pour son action de l’année écoulée. En général, cela se passe après la discussion du volet financier.


Conseil. S’il reste à discuter ou expliquer en cours de réunion des points exécutés durant l’exercice écoulé, ou qui restent à exécuter, attendez que se soit déroulée la discussion à leur propos. Postposez le point de l’ordre du jour relatif à la décharge à la fin de l’assemblée.

Qu’implique cette décharge ?

Le principe. Quand l’ACP accorde la décharge au syndic, elle renonce en fait formellement à lui intenter une action en responsabilité. Elle marque donc son accord à l’action menée et le confirme en accordant cette décharge. Cela donne au syndic une certaine sécurité juridique. En effet, si l’ACP soutenait par la suite, au cours d’un litige, que le syndic a quand même commis une faute, contrairement à ce qu’elle avait prétendu antérieurement, elle pourrait bien faire chou blanc. Le syndic se raccrochera en effet au procès-verbal de l’assemblée générale pour démontrer que l’ACP lui a accordé sa décharge.

Conseil. Alors même qu’il a obtenu cette décharge, celle-ci n’aura toutefois guère de valeur juridique s’il a commis un dol, une fraude, etc., mais ce sont là déjà des cas extrêmes bien sûr…

Vous ne voulez pas l’accorder

Plusieurs fois déjà, vous n’étiez pas d’accord pour accorder cette décharge. Vous n’avez toutefois pu rien faire, car la majorité l’a fait à chaque fois. De fait, la décision sur cette décharge se prend à la majorité simple. On voit en général aussi souvent que les propriétaires qui contestent l’action du syndic pour l’un ou l’autre motif finissent par se dire qu’ils “doivent” se rallier à la majorité et la suivre.


Conseil. Non, ne le faites pas ! Si vous estimez que des fautes ont été commises ou si vous pouvez démontrer qu’une mauvaise action ou une action insuffisante du syndic vous cause ou vous a causé un préjudice personnel, vous avez le droit de ne pas lui accorder la décharge. Vous pouvez même exiger qu’il le consigne dans le procès-verbal de l’assemblée. L’avantage, c’est qu’en cas de litige ultérieur, cela vous permettra de sauvegarder vos droits, tant en votre nom personnel que vis-à-vis de l’ACP.


Exemple. L’ACP décide p.ex. d’entamer une procédure à l’égard du syndic en raison de négligences de sa part, et précisément celles qui vous avaient conduit à ne pas lui accorder sa décharge. Si le litige tournait finalement mal pour l’ACP, vous pourrez sans doute obtenir, eu égard à votre voix “contre” à l’assemblée, de ne pas intervenir dans les frais, honoraires, …

Voyez dans cette décharge plus qu’une simple formalité. En accordant la décharge au syndic, l’ACP renonce en effet formellement à lui intenter une action au sujet de points de la politique qu’il a menée l’année précédente, sauf en cas de dol, fraude, …

Conseil de copropriété belgique-copropriété Pour être constructif et la volonté est de créer une bonne collaboration de gestion avec le syndic. Vous pouvez demander qu'il soit inscrit au PV ; que vous accordez la confiance en votre syndic, raison de renouvellement de son mandat, sur les choses que vous pouvez contrôler et vérifier en tant que copropriétaire, mais que vous ne pouvez pas prendre la responsabilité de sa gestion de syndic dévolue conformément à l'article 3.89 par. 6 et d'actes qu'ils n'auraient pas connaissance ou conscience de la portée. Et voter non pour une simple décharge. Cette volonté de limiter la décharge du syndic et du commissaire aux comptes peut-etre constructif de créer une bonne collaboration de gestion avec le syndic.

Exemple de Demande d'avis et de clarification d;un coproprietaire

Monsieur le Commissaire aux comptes, Monsieur le Syndic,


Pour la prochaine assemble générale, pourrions-nous déjà disposer d’un avis circonstancie et complet sur les comptes de la copropriete en 2020, 2021 et 2022 qui n’ont pas eu encore avis de commissaire aux comptes, du syndic, ainsi qu’une approbation par assemblée générale.

Pourrions-nous avoir votre avis complet circonstancie afin de délibérer rapidement et valablement en conformité du code civil et l’acte de base de la copropriete ?

Un peu de doctrine sur la responsabilite juridique du commissaire aux comptes ‘ La principale fonction du commissaire aux comptes consiste à vérifier les comptes de la copropriété et à en faire le rapport lors de l’assemblée générale annuelle. Il s’intéresse par exemple :

·       À la réalisation des différents paiements qui incombe à la copropriété dans les délais impartis conformément aux conditions de facturation

·       À la conformité des devis signés avec les factures reçues et des paiements avec les factures

·       Au report de ces mêmes paiements dans les comptes annuels globaux

Le commissaire aux comptes valide ainsi le travail de gestion financière du syndic, à la manière d’un contre-pouvoir, et surtout il le décharge de toute responsabilité en cas de faute, sauf s’il s’agit d’une action frauduleuse avérée.’

Pourriez-vous donner les éléments suivants relatifs a votre vérification de la régularité et la légalité des comptes de la copropriete

1.    Sur les comptes 2020 non approuves par AG en date du 5 octobre 2020

o    Fonds de roulement au 1er janvier 2020 ;

o    Fonds de roulement au 31 décembre 2020 ;

o    Fonds de réserve au 1er janvier 2020;

o    Fonds de réserve au 31 décembre 2020 ;

o    Le bilan présente au 31/12/2020 avec votre signature

 

-          Sur les comptes 2021 non approuves par AG en date du 5 octobre 2020

o    Fonds de roulement au 1er janvier 2021 ;

o    Fonds de roulement au 31 décembre 2021 ;

o    Fonds de réserve au 1er janvier 2021;

o    Fonds de réserve au 31 décembre 2021 ;

o    Le bilan présente au 31/12/2021 avec votre signature

 

-          Sur les comptes 2022 non approuves par AG en date du 5 octobre 2020

o    Fonds de roulement au 1er janvier 2022 ;

o    Fonds de roulement au 31 décembre 2022 ;

o    Fonds de réserve au 1er janvier 2022;

o    Fonds de réserve au 31 décembre 2022 ;

o    Le bilan présente au 31/12/2022 avec votre signature

 

2. Pourriez-vous donner les montants des décomptes individuels des copropriétaires pour chaque exercice en 2020, 2021, 2022 ?

 

3. Quelle est la liste des dépenses n’ayant pas fait l’objet d’une décision générale expresse fixant les conditions financières du marché au préalable comme sollicite par la juge de paix dans son jugement du 14 mars 2023 désignant un syndic pour la copropriete ?

 

4. Pourriez-vous confirmer que la société Couet et associes a prélevé sur le compte jusqu’au 1er avril 2021 les montants fixes par résolution d’assemblée générale et du contrat du 22 juillet 2020 ?

 

 

5. Quels sont les frais de retard des factures depuis 2020, effectivement en 2021, j’ai dû payer l’assurance car Couet ne l’avait pas réalisé en mars 2021 ? Est-ce que tous les paiements incombant a la copropriete dans les délais impartis conformément aux conditions de facturation, et quel est le montant total des retards de paiement a des fournisseurs depuis 2020 ? Qui a pris en charge les frais de retard de fournisseurs et pour quels montants ?

 

6.    Quels sont les montants exacts et totaux prélevés par Couet et associes hors mandat in temporis donc après du 1er avril 2021 qui a été confirmé par la Juge de paix le 14 mars 2023 ?

 

7.    Quels sont les montants prélevés par Me Persyn dans le cadre du jugement du 14 octobre 2021 RG 20A537 (défaut de désignation régulière d’avocat par AG) et votre avis sur la répercution des factures aux copropriétaires ayant mandate Me Persyn de les représenter?

 

8.    Quels sont les montants preleves par Me Persyn dans le cadre du jugement du 21 janvier 2021 RG 19a247 (défaut de désignation régulière d’avocat par AG) et votre avis sur la repercussion des factures aux copropriétaires ayant mandate Me Persyn de les représenter car irreguliere? Quelles sont les conditions contractuelles, financières et avec quelle signature et deliberation expresses?

 

9.    Quels sont les montants prélevés par Me Persyn dans le cadre du jugement du 25 novembre 2020 20a270R (défaut de designation régulière d’avocat par AG avec mise en concurrence) et votre avis sur la répercution des factures aux copropriétaires ayant mandate Me Persyn de les representer ou de réclamer la somme car irreguliere? Quelles sont les conditions contractuelles, financières et avec quelle signature et délibérations expresses?

 

10.  Quels sont les montants preleves par Me Persyn dans le cadre du jugement du 5 novembre 2022 21/739/a (défaut de désignation régulière d’avocat par AG avec mise en concurrence et l’acp n’était plus représentée juridiquement confirme par jugement du 14/3/2024) et votre avis sur la répercution des factures aux copropriétaires ayant mandate Me Persyn de les représenter ou de réclamer la somme car irrégulière? Quelles sont les conditions contractuelles, financières et avec quelle signature et délibération expresses?

 

11.  Quel est votre avis sur le paiement de l’assurance incendie alors qu’elle n’a aucun objet (confirme par la société elle-même) si la copropriete n’est pas aux normes techniques et incendies , en plus du mauvais entretien constate par l’assurance en janvier 2017, l’ACP et Me Persyn le savent pertinemment depuis 2017 ? Depuis quand la police n’a pas été réévaluée ?

 

12.  Les dépenses des comptes ont-ils fait l’objet d’une mise en concurrence et d’une décision expresse d’assemblée générale fixant les conditions financières et administratives ?

Je vous remercie pour votre travail.

Nous notons toujours notamment la non suite par le syndic passe, et actuel, et donc au nom de la copropriete ; Obtenir l’enveloppe de convocation avec toutes les annexes conformément à l’acte de base et le PV de l’assemblée générale du 30 juin demande par le requérant et refuse par le syndic ;

—       Avoir consultation conformément a l’article 3.89 par 5 9’ du code civil , comme demande depuis 2020 et auprès du syndic judiciaire, en présence d’un huissier aux frais du requérant, les factures d’entretien du décanteur en 2019 et 2019, 2020, 2021, 2022 ; Les factures des exercices comptables 2019, 2019, 2020,2021,2022,2023 ; Les livres comptables ; Les extraits de compte de l’exercice 2019 a 2022, le dossier complet instruit à l’assurance pour le dégât des eaux du 22 février instruit avant le 22/07/20 ;  l’assureur a infirmé le contraire du PV d’AG qui a pourtant force probante., Les factures des syndics depuis 2020, les factures de Me Peryn avec les justificatifs.

 

En vous remerciant de faire parvenir votre rapport de commissaire aux comptes et syndics complets dans les délais légaux civils et l’acte de base, je vous prie d’agréer, Monsieur t, Monsieur s, l’expression de ma considération distinguée.

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