Trop peu de syndics établissent des budgets prévisionnels, une comptabilité claire, un compte avec une perspective d'avenir et ne recherchent pas les solutions ou les réévaluations d'économie des dépenses.
Demandez à votre syndic ses budgets, et pour toute dépense, un cahier des charges, une pluralité des devis et un dossier pour comparer les offres car les copropriétés sont soumises indirectement aux règles des marches publics.
Exemple concret: même si le syndic n'a pas contacté 3 soumissionnaires et ne savait pas répondre sur le contenu des polices d'assurance (voir pièce en annexe), la reconsultation du courtier a fait baisser la facture de 300EUR sur un montant de 1600EUR.
Avec plus de professionnalisme et des vrais devis auprès de plusieurs soumissionnaires de la part du syndic, les économies auraient été plus grandes!
Base légale et obligations du syndic au niveau de la comptabilité et des économies:
§ 4. Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété, le syndic est chargé :
- 18° de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires; ils sont joints à l'ordre du jour de l'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets. [5 Le cas échéant, le syndic inscrit à l'ordre du jour de l'assemblée générale la question des travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir.]5]1
==> il indique bien que le syndic doit prévoir toutes les dépenses courantes de maintenance pour fonds de roulement mais aussi celui du fonds de réserve reservé aux grands travaux pour plusieurs années.
==> une vision de gestion est demandée donc sur plusieurs années avec une démarche scientifique
==> pour un fonds de réserve, il est impératif d'avoir un audit technique par une personne compétente, prévoyant les travaux d'entretien ou d'investissement nécessaires sur plusieurs années.
- 13° de présenter, pour la mise en concurrence visée à l'article 577-7, § 1er, 1°, d) une pluralité de devis établis sur la base d'un cahier des charges préalablement élaboré;
==> toute dépense doit ëtre prévue budgétairement ==> une pluralité de devis doit être effectuée (le jurisprudence établit 3 consultations minimum) - devis sont des offres
=> un cahier des charges est prévu préalablement adopté par l'assemblée générale fixant les critères et les conditions du marché
- 14° de soumettre à l'assemblée générale ordinaire un rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières;
==> pour tout contrat récurrent, un rapport d'évaluation doit ëtre fourni pour chaque contrat
==> le syndic doit évaluer tous les contrats, et remettre à concurrence, tous les contrats de la copropriété annuellement
5° [5 d'administrer les fonds de l'association des copropriétaires conformément à l'article 577-5, § 3;]5
17° de tenir les comptes de l'association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi. Toute copropriété de moins de vingt lots à l'exclusion des caves, des garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l'article 577-11, § 5, alinéas 2 et 3, les créances et les dettes des copropriétaires;
==> le syndic est clairement responsable de la comptabilité et du respect des règles du droit civil, fiscal et pénal
==> vous avez un devoir de contrôle de sa gestion, de voir toutes les factures, offres et contrats
==> seules les dépenses légales peuvent ëtre imputées donc pourvues d'une base contractuelle décidée par les assemblées générales (sauf urgence pour une dépense qui demande ratification).
Exemple de surfacturation.
Un montant de 1538,94EUR pour ventiler les frais d’une facture d’eau en 2018 pour 5 appartements par un syndic judiciaire vous parait correct et juste ? Et pas abusif ? et cela sans facture et justificatif du syndic ? La justice de paix de Wavre a tranché en date du 19 novembre 2020 que cela n’est pas abusif. Nous vous recommandons de bien vérifier les factures, les décomptes et les dates de paiement des factures de vos syndics, c’est votre droit et de la bonne gestion. Comme le relève l’excellent ouvrage français ‘les abus des syndics en copropriete’ par l’association des responsables de copropriete, ils traitent de l’abus 39 ‘des facturations au temps passe non conforme a la réalité’ avec un extrait ‘ le contrat type définit de manière exhaustive les prestations supplémentaires ou complémentaires tout en laissant aux parties la liberté de définir les modalités de tarification. (…) D’ailleurs, il est intéressant de constater que dans la plupart des contrats de syndic les prestation qui en réalité ne prennent pas beaucoup de temps sont facturées a un cout fixe que celles qui présentent un temps variable, difficilement contrôlable, sont facturées a la vacation.’ Nous vous avons toujours conseillé de vérifier les contrats des syndics, les factures, les comptes et décomptes, vous pourriez trouver des petits trésors a votre détriment.
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Exemple concret:
Un syndic judiciaire Cemtymm a été nommé en date du 1er septembre, pour lequel j'ai formulé les demandes de régularisations demandées depuis janvier 2017 dont il a fallu une citation judiciaire en mars 2018 pour voir les enfin documents demandés.
Pas de dossier à l'assemblée générale donc quid, avec d'autres irrégularités. Aucun compte de la copropriétaire reflétait la situation réelle comptable, tel que requis par le code civil, droit de la comptabilité et droit péral, et ne comportait pas de dépenses réelles et régulière sur base légale et pièce comptable effective depuis 2009. Tant Monsieur Gouhy, syndic et Cemtymmo ne m'ont donné consultation des documents ou les justificatifs demandés depuis janvier 2017!
Depuis janvier 2017, j'ai demandé aussi la réévaluation des contrats. Hourra nous l'avons ;) attendez Aucun dossier à l'assemblée générale consultable et avec d'autres irrégularités de mars 2019 . Et pourtant, les copropriétaires ont le droit d'avoir tous les éléments et une proposition de décision du syndic avec les motifs de droit et de fait fondant la décision.
Voici sa consultation
Quant à mes questions logiques, est-ce que je pourrais avoir plusieurs devis de plusieurs soumissionnaires, quelles sont les différences de police et de couverture entre les assurances proposées? Aucune réponse du syndic Cemtymmo! Syndic professionnel et judiciaire.
Quand je fais mes dossiers, il comporte plus d'éléments de droit, de fait, d'opportunité pour une bonne prise de décision. Chacun son professionnalisme, j'ai compris. Une citation judiciaire est en cours, dont elle aura pulication ici comme le jugement y conséquent.