Trop peu de syndics établissent des budgets prévisionnels, une comptabilité claire, un compte avec une perspective d'avenir et ne recherchent pas les solutions ou les réévaluations d'économie des dépenses.
Demandez à votre syndic ses budgets, et pour toute dépense, un cahier des charges, une pluralité des devis et un dossier pour comparer les offres car les copropriétés sont soumises indirectement aux règles des marches publics.
Exemple concret: même si le syndic n'a pas contacté 3 soumissionnaires et ne savait pas répondre sur le contenu des polices d'assurance (voir pièce en annexe), la reconsultation du courtier a fait baisser la facture de 300EUR sur un montant de 1600EUR.
Avec plus de professionnalisme et des vrais devis auprès de plusieurs soumissionnaires de la part du syndic, les économies auraient été plus grandes!
Base légale et obligations du syndic au niveau de la comptabilité et des économies:
§ 4. Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété, le syndic est chargé :
- 18° de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires; ils sont joints à l'ordre du jour de l'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets. [5 Le cas échéant, le syndic inscrit à l'ordre du jour de l'assemblée générale la question des travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir.]5]1
==> il indique bien que le syndic doit prévoir toutes les dépenses courantes de maintenance pour fonds de roulement mais aussi celui du fonds de réserve reservé aux grands travaux pour plusieurs années.
==> une vision de gestion est demandée donc sur plusieurs années avec une démarche scientifique
==> pour un fonds de réserve, il est impératif d'avoir un audit technique par une personne compétente, prévoyant les travaux d'entretien ou d'investissement nécessaires sur plusieurs années.
- 13° de présenter, pour la mise en concurrence visée à l'article 577-7, § 1er, 1°, d) une pluralité de devis établis sur la base d'un cahier des charges préalablement élaboré;
==> toute dépense doit ëtre prévue budgétairement ==> une pluralité de devis doit être effectuée (le jurisprudence établit 3 consultations minimum) - devis sont des offres
=> un cahier des charges est prévu préalablement adopté par l'assemblée générale fixant les critères et les conditions du marché
- 14° de soumettre à l'assemblée générale ordinaire un rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières;
==> pour tout contrat récurrent, un rapport d'évaluation doit ëtre fourni pour chaque contrat
==> le syndic doit évaluer tous les contrats, et remettre à concurrence, tous les contrats de la copropriété annuellement
5° [5 d'administrer les fonds de l'association des copropriétaires conformément à l'article 577-5, § 3;]5
17° de tenir les comptes de l'association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi. Toute copropriété de moins de vingt lots à l'exclusion des caves, des garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l'article 577-11, § 5, alinéas 2 et 3, les créances et les dettes des copropriétaires;
==> le syndic est clairement responsable de la comptabilité et du respect des règles du droit civil, fiscal et pénal
==> vous avez un devoir de contrôle de sa gestion, de voir toutes les factures, offres et contrats
==> seules les dépenses légales peuvent ëtre imputées donc pourvues d'une base contractuelle décidée par les assemblées générales (sauf urgence pour une dépense qui demande ratification).
Nous vous recommandons de bien vérifier les factures, les décomptes et les dates de paiement des factures de vos syndics, c’est votre droit et de la bonne gestion. Comme le relève l’excellent ouvrage français ‘les abus des syndics en copropriete’ par l’association des responsables de copropriete, ils traitent de l’abus 39 ‘des facturations au temps passe non conforme a la réalité’ avec un extrait ‘ le contrat type définit de manière exhaustive les prestations supplémentaires ou complémentaires tout en laissant aux parties la liberté de définir les modalités de tarification. (…) D’ailleurs, il est intéressant de constater que dans la plupart des contrats de syndic les prestation qui en réalité ne prennent pas beaucoup de temps sont facturées a un cout fixe que celles qui présentent un temps variable, difficilement contrôlable, sont facturées a la vacation.’ Nous vous avons toujours conseillé de vérifier les contrats des syndics, les factures, les comptes et décomptes, vous pourriez trouver des petits trésors a votre détriment.
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Exemple concret:
Suite a la demande d'un coproprietaire, l'assurance incendie a été revue donc - 30% annuel
Voici sa consultation
Par contre le regret, le syndic a fait le minimum syndical comme d'habitude, il a juste soumis à un seul courtier d'assurances... au lieu de plusieurs avec la possibilité encore d'avoir de meilleur offres…question d'argent.... et il n'a pas comparé les polices d'assurances.... les 2 auraient pu jouer tant sur le qualitatif et la qualité.