Premièrement, le copropriétaire. L’art 577-8 §4 11° du Code Civil dit que le syndic doit “permettre aux copropriétaires d’avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété, de toutes les manières définies dans le règlement de copropriété ou par l’Assemblée Générale.” Il est clair que cette obligation concerne aussi les pièces comptables. Cette mise à disposition peut être réalisée via un site internet ou sur rendez-vous chez le syndic. Cette consultation peut être payante suivant le contrat du syndic. Au niveau des comptes des différents copropriétaires, la question se pose souvent de savoir s’il est normal de communiquer si un copropriétaire ou l’autre est en défaut de payement. À ce propos, la Commission de la protection de la vie privée (devenue depuis lors l’Autorité des protections des données), confirme dans son avis n°22/2008 du 11 juin 2008 “qu’il faut partir du principe que le droit de l’Assemblée Générale quant à l’approbation et au contrôle de l’administration des fonds et de la gestion s’exerce nécessairement dans toute sa plénitude, en ce compris au vu l’état de la situation financière de chacun des copropriétaires au regard de la copropriété” et “que la présentation par le syndic d’un tableau de répartition des dépenses et charges par lot en ce compris des dépenses privatives et de l’état de la dette de chaque membre n’est pas en soi disproportionnée au regard de la LVP”.
Deuxièmement, le locataire. Avant tout, attirons l’attention sur le fait qu’il n’est pas dans la mission du syndic de réaliser la répartition des charges entre un copropriétaire et son locataire. Cette mission est celle d’un régisseur qui doit contrôler les termes du bail afin de réaliser cette répartition. En effet, c’est uniquement au niveau du bail qu’est stipulée la répartition des charges entre bailleur et locataire. Lorsqu’un syndic fournit tout de même cette répartition dans son décompte de charge, elle l’est à titre indicatif sur base d’un bail de résidence principale standard. Il est donc de la responsabilité du copropriétaire bailleur de vérifier cette répartition par rapport à son propre bail. C’est au niveau des dispositions générales relatives aux baux des biens immeubles dans le Code Civil que nous retrouvons l’information par rapport aux locataires. En effet, l’Art. 1728 Ter §1 4e alinéa stipule que “dans le cas d’immeubles à appartements multiples, dont la gestion est assurée par une même personne, l’obligation est remplie dès lors que le bailleur fait parvenir au preneur un relevé des frais et charges, et que la possibilité est offerte à celui-ci ou à son mandataire spécial, de consulter les documents au domicile de la personne physique ou au siège de la personne morale qui assure la gestion.” Cela correspond exactement au fonctionnement des copropriétés. Notons cependant que le locataire n’a qu’un droit de consultation.
Troisièmement, le commissaire aux comptes. Il est évident que le commissaire ne peut réaliser sa mission s’il ne dispose pas des pièces comptables. Vu qu’il peut-être un copropriétaire ou non sur base de l’article 577-8/2 du code civil, il est possible que le contrôle soit confié à un tiers par rapport à la copropriété, professionnel du chiffre ou non.
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https://federia.immo/images/pubs/absa-syndic-info-web_file.pdf