Les copropriétaires ont un droit de regard. Cela signifie-t-il que vous devez également leur fournir, à la demande, des documents par e-mail, ou pouvez-vous leur demander de passer dans vos bureaux ? Pouvez-vous faire payer les copies ?
Droit de regard sur les documents
Principe. La loi (art. 577-8, §4, 11° C. civ.) stipule qu’en tant que syndic, vous devez donner accès à tous les documents ou données non confidentiels de la copropriété aux copropriétaires.
À quels documents ont-ils accès ? Par exemple, la comptabilité complète de la copropriété, la police incendie de l’immeuble, l’acte de base, les règlements de copropriété et d’ordre intérieur, etc.
Bon à savoir. Même un tableau reprenant les coûts et les dépenses par parcelle, les dépenses privées et les dettes par copropriétaire peut être consulté (avis n° 22/2008, 11.06.2008, Commission de la vie privée) .
Comment faire concrètement ?
Peuvent-ils le demander par e-mail ? Pas forcément. Leur contrôle doit être effectué selon les modalités prévues dans le règlement d’ordre intérieur ou par l’assemblée générale. Le fait qu’il existe un droit de regard ne signifie pas que vous devez fournir tous les documents par e-mail sur demande. Il est donc conseillé d’aborder la question dans le règlement intérieur.
Sur le site Internet. Plusieurs syndics mettent les documents de la copropriété à disposition via leur site Internet, auquel les copropriétaires peuvent se connecter afin de consulter tous les documents. Toutefois, cette procédure n’est pas obligatoire.
À votre bureau. Le règlement d’ordre intérieur peut p.ex. prévoir que l’accès peut être obtenu en accord avec le syndic, ou à des moments précis, et que des copies peuvent être réalisées moyennant paiement. Après tout, la loi ne prévoit pas que le droit de regard doit être gratuit. Ce point doit toutefois être précisé dans le règlement intérieur interne.
Toutefois, cette procédure n’est pas obligatoire.
À votre bureau. Le règlement d’ordre intérieur peut p.ex. prévoir que l’accès peut être obtenu en accord avec le syndic, ou à des moments précis, et que des copies peuvent être réalisées moyennant paiement. Après tout, la loi ne prévoit pas que le droit de regard doit être gratuit. Ce point doit toutefois être précisé dans le règlement intérieur interne.
Faire payer les copies. C’est une pratique courante. Beaucoup de syndics ne réclament rien pour le contrôle des documents, mais ils exigent des frais pour les copies.
Et les locataires ? Les locataires peuvent également demander l’accès aux documents. Toutefois, la Commission de protection de la vie privée a décidé (considérant 41) que leur droit d’accès était limité aux données de la parcelle en question. De cette façon, le locataire peut vérifier son décompte sans avoir accès à ceux des autres copropriétaires.
Plus de droit pour le commissaire ? Dans la mesure où le règlement d’ordre intérieur ou une décision de l’assemblée générale de l’ACP ne prévoit pas le contraire, il faut considérer que tous les copropriétaires ont un droit d’accès égal. Il est toutefois possible que l’AG ou le règlement d’ordre intérieur accorde un droit de regard plus large au commissaire aux comptes qu’aux autres copropriétaires.
Laissez l’assemblée générale décider du fonctionnement du droit de regard. Tout ce que vous avez à faire est de donner accès à votre bureau à des heures précises. N’hésitez pas à faire payer (p.ex.) les copies, mais veillez alors à inclure les prestations concernées dans la liste des services occasionnels en annexe de votre contrat de syndic.