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Base légale: 20 DECEMBRE 2020. - Loi portant des dispositions diverses temporaires et structurelles en matière de justice dans le cadre de la lutte contre la propagation du coronavirus COVID-19 CHAPITRE 19. - Mesures à l'égard de l'assemblée générale des copropriétaires
Section 1re. - Report des assemblées générales et conséquences
Art.54. Sous réserve de l'alinéa 2, toutes les assemblées générales de copropriétaires, telles que visées à l'article 577-6, de l'ancien Code civil, dont la période annuelle de quinze jours prévue par le règlement d'ordre intérieur tombe dans la période visée à l'article 56, ou qui ont été reportées en application de l'article 2 de l'arrêté royal n° 4 du 9 avril 2020 contenant diverses dispositions relatives à la copropriété et au droit des sociétés et associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie de COVID-19 et n'ont pas encore eu lieu à la date du 1er octobre 2020, peuvent être reportées par le syndic à la prochaine période de quinze jours prévue par le règlement d'ordre intérieur au cours de laquelle doit se tenir l'assemblée générale de l'association des copropriétaires.
Le syndic tient cependant une assemblée générale lorsqu'une décision est nécessaire ou sur requête d'un ou plusieurs copropriétaires qui possèdent au moins un cinquième des parts dans les parties communes, selon les modalités définies à l'article 577-6, § 2. Si cette assemblée générale ne peut raisonnablement être tenue physiquement ou à distance en raison des circonstances, l'article 55 peut être appliqué.
En cas de report de l'assemblée générale, la durée des mandats des syndics, membres des conseils de copropriété et commissaires aux comptes nommés par décision de l'assemblée générale qui expirent durant la période visée à l'article 56 est prolongée de plein droit jusqu'à la première assemblée générale qui sera tenue après cette période.
En cas de report de l'assemblée générale, durant la période visée à l'article 56, et jusqu'à la première assemblée générale qui sera tenue après cette période, le contrat entre le syndic et l'association des copropriétaires est prolongé de plein droit. Le syndic exerce ses compétences conformément aux décisions de la dernière assemblée générale et en conformité avec le dernier budget approuvé.
En cas de report de l'assemblée générale, la durée de validité des missions et délégations de compétences confiées par l'assemblée générale au conseil de copropriété est prolongée jusqu'à la prochaine assemblée générale des copropriétaires.
Section 2. - Assouplissement temporaire de l'exigence d'unanimité
Art.55. La décision d'une association des copropriétaires qui est prise pendant la période visée à l'article 56 selon la procédure visée à l'article 577-6, § 11, de l'ancien Code civil, peut être valablement prise lorsque plus de la moitié des membres de l'association des copropriétaires participe au vote et à condition qu'ils possèdent au moins la moitié des quotes-parts dans les parties communes. Les décisions de l'association des copropriétaires sont prises à la majorité requise par la loi pour chaque point individuel de l'ordre du jour des décisions de l'assemblée générale des votes des copropriétaires.
Les bulletins de vote reçus par le syndic par voie postale ou électronique dans les trois semaines ou, en cas d'urgence et pour autant que cela soit indiqué dans la convocation, dans les huit jours après la date d'envoi de la convocation sont valables. Outre les informations visées à l'article 577-6, § 10, alinéa 1er, de l'ancien Code civil, le syndic indique également dans le procès-verbal les noms des copropriétaires dont les bulletins de vote ont été pris en compte.
Section 3. - Période durant laquelle le présent chapitre s'applique
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(1)<AR 2021-03-05/01, art. 1, 002; En vigueur : 09-03-2021>
CHAPITRE 20. - Modifications à l'égard de l'assemblée générale des copropriétaires
Section 1re. - Modification de l'ancien Code civil
Art.57. Dans l'article 577-6, § 1er, alinéa 1er, de l'ancien Code civil, remplacé par la loi du 2 juin 2010 et modifié par la loi du 18 juin 2018, les mots ", physiquement ou si la convocation le prévoit, à distance," sont insérés entre le mot "participe" et les mots "à ses délibérations".
Section 2. - Modification de la loi du 4 février 2020 portant le livre 3 "Les biens" du Code civil
Art.58. Dans l'article 2 de la loi du 4 février 2020 portant le livre 3 "Les biens" du Code civil, à l'article 3.87, § 1er, alinéa 1er, du Code civil, les mots ", physiquement ou si la convocation le prévoit, à distance," sont insérés entre le mot "participe" et les mots "à ses délibérations".
Article:
Nouvelles possibilités pour les prises de décisions à distance et écrites lors des assemblées générales
Une nouvelle loi modifiant entre autres le Code des sociétés et des associations (ci-après : le “CSA”) dans le cadre de la lutte contre la propagation du virus COVID-19
L’apparition de la pandémie du COVID-19 en début d’année 2020 et les mesures gouvernementales correspondantes pour contenir le virus, soulèvent de nombreuses questions sur la prise de décision des entreprises belges, y compris à plus long terme. Après tout, la pandémie signifie que les réunions physiques ne peuvent plus être la norme.
Lors de la première vague de la pandémie, l’Arrêté Royal du 9 avril 2020 (ci-après : l’”Arrêté Royal”) a été publié afin d’offrir plus de flexibilité concernant l’organisation des assemblées générales des actionnaires ou des membres (et des réunions des conseils d’administration).
Dans cet Arrêté Royal, le législateur prévoyait deux possibilités exceptionnelles pour les entreprises belges :
(1) un report limité de l’assemblée générale ordinaire à une date ultérieure (avec un maximum de 10 semaines) et (2) l’organisation à distance de l’assemblée générale (sans présence physique).
Toutefois, ces mesures étaient limitées dans le temps et n’étaient applicables qu’aux assemblées à tenir ou devant être tenues ou à convoquer ou devant être convoquées entre le 1ier mars 2020 et le 30 juin 2020. Par conséquent, les entreprises belges rencontrent encore de grandes difficultés pratiques pour organiser leurs assemblées générales. Il était dès lors urgent que le législateur intervienne à nouveau pour garantir la continuité du processus décisionnel des sociétés et des associations à tout moment.
Afin de traiter cette question, une nouvelle loi a été adoptée portant des dispositions diverses temporaires et structurelles en matière de justice dans le cadre de la lutte contre la propagation du coronavirus COVID-19 (M.B. 24 décembre 2020) (ci-après : la “Loi”). L’objectif premier de la Loi est de prendre des mesures urgentes en matière de processus décisionnel des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie du Covid-19, mais elle propose également un certain nombre de mesures définitives dans le cadre de la digitalisation du processus décisionnel des sociétés et des associations.
En ce qui concerne les sociétés et les associations, la Loi permet en particulier (i) l’organisation d’assemblées générales “à distance”, (ii) le droit pour les actionnaires ou les membres de voter avant l’assemblée générale sous forme électronique et (iii) l’adoption de résolutions par le biais de résolutions unanimes écrites des actionnaires ou des membres.
L’organisation d’assemblées générales “à distance”
Jusqu’à présent, le CSA n’offrait que explicitement la possibilité de participer à l’assemblée générale à distance aux actionnaires d’une SRL, SA et SC, et cela uniquement sous réserve d’une autorisation statutaire. Par conséquent, en cas de passivité des actionnaires pour prévoir une règle statutaire, l’organisation d’une assemblée générale électronique ou digitale n’était pas possible. La Loi introduit cependant la possibilité d’organiser des assemblées générales à distance, même sans aucune autorisation statutaire, pour les formes de société susmentionnées, ainsi que pour les ASBL et les AISBL.
Les conditions pour faire usage de cette possibilité sont les suivantes :
Décision de l’organe d’administration : L’organe d’administration doit officiellement prendre la décision d’organiser l’assemblée générale à distance et doit offrir aux actionnaires ou aux membres la possibilité de participer à l’assemblée générale à distance par le biais d’un moyen de communication électronique mis à disposition par la société ou l’association.
Obligations de contrôle et d’information : Le législateur impose un certain nombre de conditions strictes afin, entre autres, de vérifier la capacité et l’identité des actionnaires ou des membres et de garantir la participation active à l’assemblée et l’exercice des droits de vote. Les procédures relatives à la participation à distance doivent être clairement définies dans la convocation à l’assemblée générale et le procès-verbal doit rendre compte clairement des délibérations de l’assemblée. Les moyens de communication électroniques doivent en outre permettre aux actionnaires ou membres de participer aux délibérations et de poser des questions, à moins que l’organe d’administration ne justifie dans la convocation de l’assemblée générale pourquoi la société ou l’association ne dispose pas de tels moyens de communication électroniques. Toutefois, cette dernière exception est limitée dans le temps et ne s’appliquera que jusqu’au 30 juin 2021.
Présence physique du bureau : Les membres du bureau de l’assemblée générale ne peuvent pas participer à l’assemblée générale par voie électronique. En effet, il est argumenté que les membres du bureau sont les personnes qui signent le procès-verbal de l’assemblée générale et qui prennent la responsabilité, au nom de la société ou de l’association, de la composition valable de l’assemblée.
Vote sous forme électronique
La Loi introduit également la possibilité de mettre en place un mécanisme statutaire de vote pour les actionnaires ou les membres, par lequel les actionnaires ou les membres peuvent voter par voie électronique avant la tenue de l’assemblée générale. Ce mécanisme ne peut toutefois être appliqué que s’il est prévu et réglementé en détail dans les statuts et si les garanties nécessaires sont en place pour vérifier, entre autres, la capacité et l’identité des actionnaires ou des membres.
Prise de décision par écrit
Enfin, la Loi introduit la possibilité pour les ASBL et les AISBL de prendre les décisions d’assemblée générale par le biais de résolutions écrites et unanimes des membres, même sans autorisation prévue dans les statuts. Le CSA prévoyait déjà explicitement cette possibilité pour les SRL, SA et SC. Il est important de noter que cette procédure ne peut être utilisée, dans aucune société ou association, pour une modification statutaire.
Il s’agit d’une évolution positive pour les ASBL mais par contre d’une restriction majeure de la liberté contractuelle des AISBL. Pour les grandes associations comptant de nombreux membres (et les sociétés ayant de nombreux actionnaires), l’exigence selon laquelle les résolutions écrites doivent être prises à l’unanimité (à l’unanimité de tous les membres) est en fait restrictive et sera très difficile, voire impossible à organiser dans la pratique.
Pour une discussion spécifique sur l’impact de cette nouvelle législation sur le secteur sans but lucratif, nous faisons référence à notre newsflash suivant: Virtual & written general assemblies in (International) Non-Profit Associations.
Entrée en vigueur
La Loi a été adoptée le 20 décembre 2020 et publiée au Moniteur belge le 24 décembre 2020. En conséquence, les modifications du CSA susmentionnées sont entrées en vigueur le 24 décembre 2020.
Article 2
Un projet de loi actuellement examiné par la Chambre des représentants assouplit temporairement les règles en vertu desquelles l’assemblée générale peut se tenir par écrit. Qu’est-ce qui est prévu exactement ?
Assemblée écrite
Pas d’assemblée physique. En raison de la crise du coronavirus, les assemblées générales des associations de copropriétaires (ACP) dans les immeubles à appartements ne sont actuellement pas possibles et peuvent être reportées.
Parfois, il faut quand même une assemblée. Un ou plusieurs copropriétaires qui disposent ensemble de 1/5 des voix peuvent demander de tout de même organiser une réunion. Il en va de même si des décisions urgentes doivent être prises par l’assemblée générale. Dans les deux cas, le syndic est alors tenu par la loi d’organiser une assemblée générale.
Régime temporaire des réunions écrites. Un projet de loi prévoit un assouplissement temporaire du régime des assemblées écrites. Ces assemblées écrites pourront prendre valablement une décision lorsque 50 % + 1 des copropriétaires participent au vote écrit et qu’ils représentent, ensemble, au moins 50 % + 1 des voix. Les décisions pourront aussi temporairement être adoptées avec les mêmes exigences de majorité que pour une assemblée générale physique ordinaire. Elles seront donc prises soit à la majorité simple, à la majorité des 2/3, à la majorité des 4/5 ou à l’unanimité, selon la nature de la décision à prendre.
Mesure temporaire. Ces assouplissements s’appliqueront jusqu’au 9 mars 2021. Toutefois, ce régime temporaire n’entrera en vigueur qu’après l’approbation finale et la publication du texte au Moniteur belge. Mais il est probable que cela soit fait relativement rapidement.
Comment cela marche-t-il en pratique ?
Convocation. Il ressort clairement du texte légal que l’assemblée générale doit être convoquée de la même manière qu’une assemblée physique ordinaire.
Attention ! L’invitation se fait donc par lettre recommandée, sauf si les copropriétaires ont accepté de recevoir leurs convocations par courrier ordinaire ou par courrier électronique.
Le vote. Les lettres de vote doivent être jointes à l’avis de convocation. Ces lettres de vote doivent ensuite être retournées par les copropriétaires (par courrier ou par voie électronique) au syndic dans les trois semaines suivant la réception de la convocation. Dans un souci de clarté, il semble approprié que l’agence de gestion immobilière mentionne explicitement la date limite à laquelle les lettres de vote doivent être reçues dans l’avis de convocation. En effet, le syndic ne pourra tenir compte que des votes exprimés en temps utile.
Conseil. Si certaines décisions doivent être prises en urgence, le syndic peut déroger à ce délai et les bulletins de vote doivent être remis dans les huit jours.
Procès-verbal. En tant que syndic, vous rédigez également les procès-verbaux. Pour ce type d’assemblée, le procès-verbal doit mentionner explicitement les noms des copropriétaires qui ont voté à temps. En outre, le syndic doit toujours mentionner, pour chaque décision, la majorité atteinte ainsi que les votes contre. De cette manière, il sera toujours possible de vérifier la validité de la réunion a posteriori.
Un récent projet de loi prévoit d’assouplir temporairement, jusqu’au 9 mars 2021, la procédure en vertu de laquelle l’ACP peut se réunir par écrit, en lui permettant de décider à la majorité simple, comme dans le cadre d’une assemblée physique ordinaire. Si cela vous concerne, en tant que syndic, ajoutez à l’invitation des lettres de vote à vous renvoyer dans les trois semaines.